Document management systém

Document management system (DMS)

Pod zkratkou DMS (Document Management System) se skrývá označení pro systém pro správu dokumentů. Co Vám takový systém umožňuje a co Vám přináší? Jeho cílem je především usnadnit jednotlivým pracovníkům i celým společnostem práci s dokumenty.

Ať už se jedná o úředníka, programátora či generálního ředitele, každý se během své každodenní práce setkává s velkým množstvím dokumentů a proto je pro něj důležité, aby mohl s těmito dokumenty pracovat efektivně. Systémy pro správu dokumentů (DMS) mu tuto možnost dávají. DMS usnadňují organizaci dokumentů, zaručují jejich maximální dostupnost a umožňují nastavení přístupu k dokumentům pouze oprávněným osobám. Document management systémy jsou díky tomu kvalitním nástrojem pro celopodnikové řízení dokumentů.

eWay-CRM® a správa dokumentů

Z vlastních zkušeností víme, že správa dokumentů je jedním z hlavních pilířů pro bezproblémové fungování společnosti. Znalosti, které jsme získali při správě dokumentů v eWay System, se snažíme předávat dál svým zákazníkům, aby i oni z nich mohli profitovat. Tyto znalosti jsme implementovali do našeho CRM software eWay-CRM® pro MS Outlook, konkrétně do modulu Dokumenty .

Díky eWay-CRM® máte své dokumenty dostupné v každý okamžik z prostředí MS Outlook. eWay-CRM® je navíc dokonale integrovaný s kancelářskou sadou MS Office, tudíž máte možnost otvírat a upravovat své dokumenty přímo z prostředí MS Outlook. Můžete také jednoduše z aplikací MS Word a MS Excel ukládat dokumenty přímo do systému eWay-CRM®, aniž by tyto dokumenty musely být fyzicky uloženy na Vašem disku.

eWay-CRM® modul Dokumenty

Pomocí eWay-CRM® modulu Dokumenty máte možnost vytvářet, editovat a mazat dokumenty uložené v systému eWay-CRM®. U každého dokumentu je možné uchovávat:

název dokumentu,
typ dokumentu (např. textový soubor, tabulka, obrázek),
důležitost dokumentu,
poznámky k dokumentu.

eWay-CRM® automaticky zjišťuje a ukládá informace o:

velikosti dokumentu,
příponě dokumentu,
datu a času vytvoření,
datu a času poslední změny.

Integrace modulu Dokumenty v software eWay-CRM®

Ke každému dokumentu je možné přiřadit jiné dokumenty, které jsou k němu v určitém vztahu. Může se jednat o dokumenty, ze kterých tento dokument vychází, o dokumenty týkající se stejného projektu nebo o navazující dokumenty. Pomocí těchto vazeb je tudíž možné nadefinovat významovou síť příbuzných dokumentů.

Kromě vazeb na jiné dokumenty je možné s dokumentem asociovat také:

společnosti , které se na tvorbě dokumentu podílely nebo se jich dokumenty týkají,
projekty, v jejichž průběhu dokument vznikl,
externí kontakty, které se podílely na vzniku dokumentu nebo se jich dokument týká,
interní pracovníky, kteří pracovali na vzniku a úpravách dokumentu,
emailové zprávy, které sloužily ke sběru a analýze informací použitých v dokumentu,
deníkové záznamy, které představují dodatečné informace k dokumentu.