eWay-CRM jako document management systém (DMS)

Co je to Document management systém (DMS)?

Pod zkratkou DMS (Document Management System) se skrývá označení pro systém pro správu dokumentů. Co Vám takový systém umožňuje a co Vám přináší? Jeho cílem je především usnadnit jednotlivým pracovníkům i celým společnostem práci s dokumenty.

Ať už se jedná o úředníka, programátora či generálního ředitele, každý se během své každodenní práce setkává s velkým množstvím dokumentů a proto je pro něj důležité, aby mohl s těmito dokumenty pracovat efektivně. Systémy pro správu dokumentů (DMS) mu tuto možnost dávají. DMS usnadňují organizaci dokumentů, zaručují jejich maximální dostupnost a umožňují nastavení přístupu k dokumentům pouze oprávněným osobám. Document management systémy jsou díky tomu kvalitním nástrojem pro celopodnikové řízení dokumentů.

eWay-CRM a správa dokumentů

Z vlastních zkušeností víme, že správa dokumentů je jedním z hlavních pilířů pro bezproblémové fungování společnosti. Znalosti, které jsme získali při správě dokumentů v eWay System, se snažíme předávat dál svým zákazníkům, aby i oni z nich mohli profitovat. Tyto znalosti jsme implementovali do našeho CRM software eWay-CRM pro MS Outlook, konkrétně do modulu Dokumenty .

Díky eWay-CRM máte své dokumenty dostupné v každý okamžik z prostředí MS Outlook. eWay-CRM je navíc dokonale integrovaný s kancelářskou sadou MS Office, tudíž máte možnost otvírat a upravovat své dokumenty přímo z prostředí MS Outlook. Můžete také jednoduše z aplikací MS Word a MS Excel ukládat dokumenty přímo do systému eWay-CRM, aniž by tyto dokumenty musely být fyzicky uloženy na Vašem disku.

eWay-CRM modul Dokumenty


Pomocí eWay-CRM modulu Dokumenty máte možnost vytvářet, editovat a mazat dokumenty uložené v systému eWay-CRM. U každého dokumentu je možné uchovávat:
  • název dokumentu,
  • typ dokumentu (např. textový soubor, tabulka, obrázek),
  • důležitost dokumentu,
  • poznámky k dokumentu.

eWay-CRM automaticky zjišťuje a ukládá informace o:

  • velikosti dokumentu,
  • příponě dokumentu,
  • datu a času vytvoření,
  • datu a času poslední změny.

Integrace modulu Dokumenty v software eWay-CRM

Ke každému dokumentu je možné přiřadit jiné dokumenty, které jsou k němu v určitém vztahu. Může se jednat o dokumenty, ze kterých tento dokument vychází, o dokumenty týkající se stejného projektu nebo o navazující dokumenty. Pomocí těchto vazeb je tudíž možné nadefinovat významovou síť příbuzných dokumentů.

Kromě vazeb na jiné dokumenty je možné s dokumentem asociovat také:
  • společnosti , které se na tvorbě dokumentu podílely nebo se jich dokumenty týkají,
  • projekty , v jejichž průběhu dokument vznikl,
  • externí kontakty , které se podílely na vzniku dokumentu nebo se jich dokument týká,
  • interní pracovníky , kteří pracovali na vzniku a úpravách dokumentu,
  • emailové zprávy , které sloužily ke sběru a analýze informací použitých v dokumentu,
  • deníkové záznamy , které představují dodatečné informace k dokumentu.

Document management nebyl nikdy jednodušší!
Vyzkoušejte eWay-CRM jako Váš document management systém.